当前位置:首页 > 产品与服务 > 详细信息
详细信息 更多>>


如何编写 QC 成果报告

时间:2013年06月28日    作者:    点击量:

 

第一节  编写 QC 成果报告的基本方法和要求

一  成果报告存在的共性问题

二  提高 QC 小组活动水平和编写成果报告水平的基本方法

三  编写成果报告的基本要求

四  整理成果报告的方法步骤

第二节  改进型成果报告的主要内容

一  小组概况

二  选题理由-

三  现状调查确定主要问题

四  确定目标值

五  分析原因

六  确定主要原因

七  制定对策

八  实施对策

九  效果检查

十  巩固措施

十一  总结及今后打算

十二  正确处理成果报告的内容结构

第三节  成果报告的编写技巧

一  课题名称要简单明了、一目了然

二  成果的中心内容要明确

三  编写成果之前要拟提纲

四  拟编写提纲要安排好成果的结构

五  安排成果结构要注意步骤之间的过渡和前后

六  开头要引人入胜,结尾要耐人回味

第四节 QC 小组应如何诊断自己的成果报告

一  自我评价发表成果报告的主要方面

二  分析的内容和方法

 

 

第二章  如何编写 QC 成果报告

成果报告是  QC  小组活动全过程的书面表达形式,是课题活动的真实写 照,是在小组活动原始记录的基础上经过小组全体成员共同讨论总结整理出来 的。本章依据 QC 小组活动程序及 QC 小组成果评审标准要求并结合笔者的经 验和体会,就 QC 小组如何整理好活动成果报告,介绍了编写 QC 成果报告的 基本方法和要求、成果报告的主要内容、编写成果报告的技巧、QC 小组应如 何诊断自己的成果报告等有关内容。由于“创新型”课题和传统的改进型课题 有所不同,故还介绍了两者的不同点及活动中应注意的问题。

 

第一节  编写 QC 成果报告的基本方法和要求

.成果报告存在的共性问题

我国 QC 小组活动虽说以有 28 年的历史了,但是由于 QC 小组成员的流动 性、推进人员的变动性、课题活动技术与管理结合的紧密性、对成果报告要求 的科学性和逻辑性,成果报告存在的共性问题由来已久。编写成果报告对多数 缺乏经验的 QC 小组成员(尤其是新成员)来说,不是件容易事,出现这样那 样的问题是难免的。这些问题主要有以下几个方面。

1.课题名称不一目了然

  课题名称是成果的窗口,应直接明确要解决的问题,改进性的课题应采用褒义性的词语,创新型的课题采用中性的词语。如“降低×××不合格率”、“提高×××的稳定性”、“油井井口防盗阀门的研制”成果报告的课题名称,简单、明 了、针对性强。但有的成果将课题名称抽象化,如“提质降耗保效益”、“鼓干劲 争上游勇夺同行第一”的课题名称,就看不出课题要解决的主要问题;有的成果 课题名称把所采用的主要对策冠以课题名称,如“提供特殊服务,提高顾客满意 率”、“运用正交试验,提高××的可靠性”的课题名称,“提供特殊服务”、“运用 正交试验”是课题的对策,这些“对策”很明显是课题完成后加上去的,违反了 事实求是的原则。

2.文字多图表少

一些 QC 成果报告写成了工作总结,文字叙述过多,能用图表表达的也 不用图表表达;还有的成果报告运用的工具不足“两图一表”,既不象质量 管理论文,也不象 QC 成果报告。

3.就事论事中心问题不突出 一些无整理成果报告经验的小组,拿一些有缺陷的 QC 成果报告,不加分析地照猫画虎编写,整理出的报告就事论事,如同流水帐,中心问题不突出, 无特色,无吸引力。

4.步骤不完整前后不协调有些小组未按 PDCA 循环扎扎实实的活动,有的是对取得的科研成果按QC 成果报告的格式“倒装”,使得成果报告体现不出 PDCA 循环的全过程。如有的成果报告选题理由和现状调查的内容不衔接,有的各步骤之间逻辑性差、内容前 后不协调,有的有前“因”无“果”,还有的只有“果”无有“因”等。

5.内容空洞缺乏依据 有些成果报告选题理由,讲空道理;确定主要原因讲道理,不是以事实为依据;有的虽有依据,也是定性的多、定量的少,缺乏信服力。

6.工具运用不熟练、缺陷多 相当一部分成果报告由于小组成员对所选用工具的适用的基本条件、用途、应用程序、用后信息的分析和利用等理解不深,对其内涵及原理不太清楚, 致使运用工具选择不当,出现的缺陷较多。

.提高 QC 小组活动和编写成果报告水平的基本方法 

成果报告的水平,一是体现在课题的专业技术水平上,二是体现在课题 活动运用的管理技术水平上。要想提高成果报告的编写水平,则首先需要提高 小组的活动水平。成果报告是靠扎扎实实的活动干出来的,而不是靠“穿鞋戴帽”套出来的,更不是靠“秀才”的笔杆子杜撰出来的。

在这方面许多 QC 小组活动推进者和活动骨干都总结了很多经验。笔者根 据众多 QC 小组活动工作者的经验及自己的体会,将提高 QC 小组活动水平和 编写成果报告水平的基本方法概括为 16 句话、64 个字:

以实为本、课题选准;PDCA、计划先行;工具适用、简便易行;主因找 对、对策可行;实施跟踪、不断修正;巩固成果、纳入标准;整理报告,突 出重点、图文并茂、有逻辑性。

.编写成果报告的基本要求

编写成果报告要注意以下基本要求:

1.语言要精练,切忌错别字,以防误解。

2.程序要清楚,逻辑性要强,既要体现 PDCA 的活动过程,又要符合课题 得以解决的前后逻辑关系。

3.多用图表,少用文字,能用图表表达的内容不用文字叙述。

4.成果报告的内容要真实,切忌“倒装”。

5.抓住要点,详略得当,要围绕课题的中心内容来阐述活动的主要过程, 切忌节外生枝、画蛇添足、过分夸张,特别要防止使用一些广告性的语言。

6.名词、术语使用要规范  :

⑴应使用通用的名词,避免用俗名、地方性或专业性强的名词术语,必须 使用时应加以说明;

⑵数目字的使用要规范。

.整理成果报告的方法步骤

成果报告是 QC 小组全体成员共同努力的结果,是活动全过程主要精华的 真实写照,因此必须认真总结和整理,以利于成果的交流和评选,同时也有利于小组总结经验吸取教训,提高今后的活动水平。由于整理成果报告是 QC 小 组活动的一项活动内容,因此必须全员参与、共同总结,才能共同提高。

1.整理成果报告的注意事项

⑴制定整理成果报告的工作计划 整理成果报告是一个再学习、再提高的过程,对课题的整个活动过程进行认真的回顾、总结、分析、自我评价工作,不能靠少数一两个人,需要小组全体成 员的共同参与才能整理出反映小组整个活动过程的成果报告。既然整理成果报告 是集体活动,就需要有计划、有分工、有检查,这本身就是一个小的 PDCA 循环。

⑵整理成果报告必须以原始记录为基础QC 小组完成一个课题,少则十几天,多则几个月,在这段时间内进行了 大量工作,需要进行几个甚至十几个小的  PDCA  循环,同时也产生了大量的 原始记录。整理成果报告需要以这些原始记录为基础,但这些原始记录往往比 较零乱,而且分散在多个小组成员手中,因此需要对其进行收集和整理加工。

⑶要发挥集体的作用,不要只靠少数人QC 小组取得的成果,是小组全体成员的集体结晶,如何使小组成员共同 的劳动成果光彩耀人并展示给众人,这就需要全组成员共同定计划、出主意想 办法、收集和整理原始记录、总结分析活动的全过程、集体讨论与补充完善成 果报告的内容等,这一系列工作只靠少数人是不行的。

2.整理成果报告的一般步骤 根据一些小组整理成果报告的经验和作法,一般需要做以下工作。

⑴制定活动总结的计划。 整理成果报告应把需要做的一系列工作计划安排好,经全组成员讨论通过后分工执行。这些工作除回顾总结、编写修改成果报告外,还要上报成果报 告、制作投影片基(或软盘)、组内发表预演等。要把这些工作分配落实到具 体成员来负责,明确其完成时间,编成计划,以便按计划进行。

⑵全体成员认真回顾、总结、分析活动的全过程 小组全体成员应认真回顾总结分析本次活动全过程中有那些经验教训,如 选题的适应性、主要问题及主要原因调查分析确定的正确性、措施的针对性、 效果的依据性、巩固措施的可操作性、巩固期效果的稳定性、下一个活动课题的选择确定等等,还需要总结分析今后活动需加以改进的项目内容。 

小组在回顾分析的基础上,要总结本课题活动的中体会最深的是什么,确定成果报告的中心内容。

⑶拟订、讨论成果报告的编写内容提纲 确定了成果报告的中心内容以后,需要由成果报告的编写执笔人拟定报告的内容提纲,大家讨论补充后予以确定。

⑷明确分工,落实责任 小组长应根据大家讨论通过的编写提纲需要的资料,确定应收集整理的活动原始记录及责任人、提交报告编写人的时间,以便为成果报告的编写执笔人 起草成果报告提供资料。

⑸起草成果报告初稿 由成果报告执笔人在掌握充分资料的基础上,按照成果报告的编写内容提纲起草成果报告初稿。

⑹集体讨论与补充 将成果报告初稿提交小组集体会议,由大家讨论、补充,由执笔人修改后,再次讨论补充,以便使报告更加完善。

3.小组应搜集整理的活动原始记录 小组活动的原始记录是小组自选题开始直到课题完成全过程活动的证据,也是整理成果报告的素材和基础。成果报告则是原始记录的提炼和活动全过程 的缩影。

一般 QC 小组活动的原始记录包括两大类,一类是小组开展集体活动的会 议记录,一类是小组成员调查分析、实施对策、检查效果等活动过程中积累的 试验、计算、分析的数据和资料。

小组活动过程中需收集积累的原始记录有以下几个方面。

⑴小组集体活动的会议记录。如小组集体研究选择课题、确定主要问题、 分析原因、制定措施的决定及分工,对策实施、巩固措施效果结果的调查汇报、 课题总结等主要活动步骤转移及集体讨论决策的主要情况及结果的会议记录。 

在小组整个活动过程中,最好每个步骤结束时进行一次小结会议,以便充分发挥集体的作用统一下步活动的方向。

⑵课题活动前后对现状及实施结果的调查资料。如与课题有关的质量(合 格率、缺陷项目、特性值等)、产量、消耗、成本、经济损失(或效益)、顾客 的意见、现场观测等方面的调查数据记录。

⑶小组活动中掌握的第一手资料。如调查、实施对策、巩固期前后对产品 进行测量、试验、计算分析的数据记录。

⑷对比资料。如与课题有关的主要指标和国内外同行业的对比数据、和 本企业历史最好水平的对比数据、课题活动前后有关指标的对比数据等。

第二节  改进型成果报告的主要内容 

所谓改进型成果,是指传统的现场型、攻关型、管理型、服务型课题的 成果,它们都是对现有问题的改进。这类成果在 PDCA 活动程序的内容方面都有许多共同之处。

由于改进型小组活动是按 PDCA 循环的科学程序进行的,而成果报告是 小组活动的真实写照,因此成果报告的主要内容也应真实地体现 PDCA 循环 的全过程。现将改进型成果报告的主要内容、表达方式、报告结构、编写技巧 及注意的问题,作一介绍。

.小组概况

这部分是成果报告的开头,虽说不是成果评审的内容,但通过对小组概 况的介绍,一方面使局外人了解小组活动史及小组对企业、社会的贡献和小组 自身素质的提高,另一方面通过介绍本课题的主要活动内容及取得的效果,达 到突出小组活动连续性及本课题难度的目的,以引起别人的兴趣和注意力,产 生想了解成果全过程的欲望。

1.应介绍的内容 一般应在该部分介绍以下内容:

⑴与发表课题有关的企业及产品(服务)的简况。

⑵小组概况

①小组成立时间、人员岗位结构及文化技术素质结构、小组类型等;

②历年主要课题完成情况及获奖等级、对企业及社会的贡献,小组成员通 过开展活动素质的提高情况(如评为先进、提升职务的人次)(该内容可根据 小组活动的实际情况选用);

③本次所发表课题的简况,如本次活动围绕主要问题采取的主要措施及达 到的效果。

2.表达的方式 各小组可根据本小组活动的具体情况采取以下不同的方式。

⑴文字叙述式。采用简洁明了的语言叙述小组的概况。表 2.2-1 是某小组 关于本小组活动的概况的文字叙述表达方式的示例。

文字叙述式的某小组概况

⑵表格式。采用表格的形式将小组活动的概况表达出来。

⑶表格叙述式。即采用以上两种形式,用文字叙述表达介绍小组历史活动 情况,用表格介绍小组现有成员及本课题活动情况。

3.常见问题 多数小组不了解介绍小组概况的作用,认为该部分不是成果报告的评价内容,因此往往不注意内容和语言的推敲。该部分共性的问题主要有以 下方面:⑴介绍内容不全面。一些成果报告往往注意介绍小组成员情况,忽视对本 课题的活动效果介绍;有以往活动史的小组忽视对历来活动成果的介绍,因此 未能起到开门见山、引人入胜的效果。

⑵内容平淡,用语不生动。采用表格式往往显得内容平淡,用语不生动。

⑶语言夸张,雷同广告。一些成果报告为宣传自己的企业和产品,用广告 语言过多的介绍与课题无关的内容,引起听众反感。

.选题理由

这部分内容是成果报告开头的深入。对选择课题理由的介绍,目的是突 出课题的中心内容及解决的难度,说明选择本课题的重要性及其在企业发展中 所处的位置,是否是企业领导所关心的问题。

1.应阐述的内容 选题理由应阐述选择本课题的原因和依据,由于各课题的内容不同,因此选题的理由也不尽相同,但一般应有以下 个方面的部分内容:

⑴是否是企业实现方针目标或中心工作中的重点项目、难点。即本课题 是否是为满足企业(或部门、车间)管理者的需要而选择的,如是,则应介绍 该课题对企业发展、市场竞争的影响、领导的指令情况等。

⑵是否是社会要求、用户需求(包括下道工序)所迫切解决的问题。即 该课题不解决,将会对企业的生存发展、信誉、失去市场带来影响。

⑶是否是生产、服务或工作现场的关键或薄弱环节。即该课题不解决将 会对企业的生产、服务或某项工作带来较大影响,如质量降低、消耗增加、成 本上升、造成较大经济损失等。

课题不同,可能涉及的理由有以上一个或多个方面的内容,并不是每个成 果报告都必须具有这 个内容。对现场型的自选课题可能只有 1-2 个理由。

2.表达形式

⑴文字叙述式。文字叙述式可采用步步深入、突出主要矛盾的叙述方法。 如有的成果报告先介绍课题的现状,然后介绍与用户、企业发展、市场竞争、 社会要求的差距,再介绍问题得不到解决的后果这样一个层次叙述,就突出了 课题解决的重要性。也有的成果报告先介绍上级的要求,再介绍课题的现状, 突出现状与要求的差距及课题解决的重要性这样一个层次。    该选题理由,叙述简洁有力、推理严谨、具有较强的说服力,只用了短短的 200 余字就突出了课题的主要矛盾。但该成果的课题名称不够简练,应将后 半句删掉,课题的现状也未用数据表达。

⑵图表展示式 用图表的方式显示选题理由之间的关系,以突出课题解决的重要性。

3.注意事项

⑴应直接说出选题的目的和必要性,不要长篇大论。如有的成果报告,为 了强调所选课题的重要性,从国际发展趋势讲到国内的先进水平,从计划经济 讲到向市场经济的转变,从全厂的要求讲到课题的现状,发表用了三、四分钟 还没讲完。

⑵要以数据和事实为依据。介绍选题理由不要讲空道理,而应以现状调查中 的数据和事实为依据说出上级要求是什么、问题的症结如何,才有说服力。

⑶防止条款的罗列。选题理由的介绍不应是条款的罗列,而应将理由中的 数据和事实用生动、简洁有力的语言有机的组合起来,以起到逻辑推理严谨、 理由充分、引人入胜的作用。

.现状调查确定主要问题

该部分内容是对选题理由的详细说明及具体依据,是分析原因的基础和解 决主要问题的着眼点,也是寻找现状与用户需要、竞争对手、上级要求差距的 依据;还是确定目标、采取对策后检查效果的依据。因此该部分内容是成果报 告中心内容突出与否的始点和关键内容,一般也是小组工作量较大的活动。

1.应介绍的内容 该部分应主要介绍小组进行了那些调查活动及分析活动,确定了什么主要问题。因此应介绍的内容主要有两方面。

⑴开展调查活动的内容。根据课题所涉及的过程或领域,查阅了那些有关 的资料(包括企业内外部)或进行了那些与课题有关的调查活动(包括企业内 外部),这些活动采取了何种调查方法,其调查的逻辑顺序是如何进行的。

⑵进行的分析活动。根据调查得到的数据和事实,采用了何种统计方法进 行了分析,又分别得出了什么结论,分析确定的主要问题是什么。

若调查活动及分析活动进行的较多,应分别叙述调查活动及分析结果,最后进行综合分析,得出总的调查结论,即调查确定的主要问题。

2.叙述的技巧 对任何事物的了解总有个从一般到特殊、从抽象到具体的过程。质量调查活动也是如此。根据课题现状调查活动的复杂程度,调查活动层次的多少、寻找主 要问题的难易程度,对于进行了较多调查活动的课题,一般有以下两种叙述方式。

⑴层层深入地调查。当对课题的主要问题不十分清楚或确定的依据不十 分充分时,往往采用该方法。如要解决质量损失问题,需确定影响质量损失最 大的关键工序。调查的顺序一般是先从所有产品中寻找质量损失最大的产品, 然后调查量损失最大产品的所有生产工序,从中确定质量损失最多的关键工 序,该工序质量损失得以解决,则全部的损失将会大大减少。

⑵齐头并进地调查。当对课题的主要问题比较清楚,但是否是主要问题 的依据又不十分充分时,往往采用该方法。如以一种方法调查确定其为主要问 题后,再用其他方法调查验证确认其是主要问题。

3.编写时应注意的问题

⑴应用框图简介活动对象的过程或工艺流程,并注明课题活动的位置。尤其是 在组织外交流成果时,由于隔行如隔山,为使别人理解课题的来龙去脉,应用过程 流程图,简介课题所涉及的过程范围、活动过程(工艺流程或产品的结构示意图)。

⑵收集的数据要有客观性。由于抽样的置信度与抽样的样本容量和代表 性有直接关系,因此收集的数据不但要有足够的样本量而且要具有客观性,避 免只收集对自己有利的数据,或是从收集的数据中只挑选对自己有利的数据而 忽略其它数据。在整理成果报告时需说明调查依据的来源、抽取样本的范围、 样本的代表性,以说明用样本推断总体的正确性。

⑶收集数据的时间要有约束。调查的数据应是近期的(一年内),这样才 能真实反映现状。因为情况是会随时间的变化而不断变化的,时间相隔长的数 据就不能反映现状,用不能反映现状的数据进行分析,就可能将今后的活动引 入歧途。如需要以往的数据,应说明现在和以前影响所要解决问题的因素未发 生较大变化,以表示用以往数据推断现在总体的正确性。

⑷调查分析的结论要明确。分步调查及总的调查分析的结论要明确,尤 其是应将调查分析最后确定的主要问题应进一步明确。

⑸杜绝“三无”(无调查方法、无调查数据、无调查分析)及与成果无关 的内容。

⑹确定的主要问题不要过多。一般确定的主要问题 1-2 个为宜,最多不超 过 个,以防课题太大,针对性不强。

以上介绍的问题,有些是在活动中由于计划不周出现的问题,有些是小 组在活动中虽然进行了多项调查工作,但整理成果时遗忘了造成的。

.确定目标值

QC 小组活动是有组织、有计划、有目标的小集体活动,设定目标值既反 映了 QC 小组活动明确的目的性,又反映了质量管理活动用数据说话的基本要 求。设定目标值可使小组全体成员有共同的奋斗目标,激发大家共同努力为实 现这一目标而发挥各自的聪明才智,在达到目标后共享取得胜利的喜悦,增强 活动的信心,为解决下一个目标打下基础;同时设定目标值又为小组实施对策 后检查比较效果的改善提供了依据。

1.该内容应放在成果报告的哪部分 一般来说,对于指令性、攻关型课题,目标值的设定不是为了适应现状,而是为了实现企业的目标和满足顾客的要求,取得市场竞争的胜利,或是为了 实现领导的指令。因此 QC 小组必须千方百计地来改变现状,消灭与上级(用 户)要求的差距、实现所要求的目标值。如果当现状与上级(用户)要求的目 标值差距一下子达不到时,小组可以通过几个  PDCA  循环去实现。因此目标 值的设定应放在选题理由之后为好。

来源:
】   【 打印】   【 关闭
中科汇联承办,easysite内容管理系统,portal门户,舆情监测,搜索引擎,政府门户,信息公开,电子政务